Das Company GPT: Firmenwissen befragbar machen
Ein internes Company GPT macht Firmenwissen befragbar: Dokumente, Protokolle, Know-how mit Quellenangabe. Architektur, Berechtigungen, Einführung.
Jedes Unternehmen hat zwei Gedächtnisse. Das offizielle: Serverlaufwerke, Wikis, Ordnerstrukturen, die niemand pflegt. Und das echte: die Köpfe der Mitarbeiter, die wissen, wo was steht, warum etwas so entschieden wurde und wen man fragen muss. Das offizielle Gedächtnis ist unbenutzbar, das echte geht irgendwann in Pension.
Ein Company GPT verbindet beide: Das dokumentierte Wissen des Unternehmens wird in normaler Sprache befragbar, mit Quellenangabe. "Wie haben wir 2023 die Preisanpassung bei Bestandskunden kommuniziert?" Antwort in Sekunden, mit Link auf das Originaldokument.
Wie das technisch funktioniert (in drei Sätzen)
Die Dokumente des Unternehmens werden aufbereitet, in Sinnabschnitte zerlegt und in einer Wissensdatenbank abgelegt. Bei jeder Frage sucht das System die relevantesten Abschnitte heraus und lässt ein Sprachmodell daraus eine Antwort formulieren, ausschließlich auf Basis dieser Fundstellen. Das Verfahren heißt Retrieval Augmented Generation, und sein entscheidender Effekt ist die Quellenbindung: Das System antwortet aus Deinen Dokumenten, nicht aus dem Internet, und sagt ehrlich "dazu finde ich nichts", statt zu raten.
Was hineingehört, und was nicht
Die nützlichsten Quellen, nach Erfahrung sortiert: Angebote und Verträge (anonymisiert wo nötig), Protokolle und Entscheidungsdokumentation, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen, Produktdokumentation, Projektabschlussberichte, interne FAQ und Schulungsunterlagen.
Was nicht hineingehört, ohne saubere Regelung: Personalakten, Gehaltslisten, laufende Rechtsfälle, Gremienunterlagen mit beschränktem Kreis. Womit wir beim eigentlichen Thema wären.
Berechtigungen: Hier trennt sich Werkzeug von Spielzeug
Die häufigste Sorge im Management ist berechtigt: "Dann kann ja jeder alles fragen." Kann er nicht, wenn das System richtig gebaut ist. Ein seriöses Company GPT bildet die Zugriffslogik des Unternehmens ab: Jeder Nutzer bekommt nur Antworten aus Dokumenten, die er auch im Original öffnen dürfte. Die Berechtigung wird bei jeder einzelnen Frage geprüft, nicht einmal beim Einrichten.
Dazu die Compliance-Basis, ohne die wir kein System ausliefern: EU-Hosting oder On-Premise, AVV mit allen Modellanbietern, keine Unternehmensdaten im Modelltraining, dokumentiertes Löschkonzept auch für die Wissensdatenbank selbst.
Der unterschätzte Effekt: Onboarding und Wissenssicherung
Der messbarste Nutzen zeigt sich an zwei Stellen. Erstens beim Onboarding: Neue Mitarbeiter, die das institutionelle Gedächtnis befragen können, sind in Tagen produktiv statt in Monaten, und sie nerven die erfahrenen Kollegen nicht mit den immer gleichen Fragen. Zweitens bei der Wissenssicherung: Das Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter lässt sich vor dem Abschied strukturiert erfassen (Interviews, dokumentierte Fallbeispiele) und bleibt befragbar, wenn die Person längst weg ist.
Die Einführung: Klein, echt, schnell
Der bewährte Weg: eine Abteilung, deren echte Dokumente, vier bis sechs Wochen bis zur nutzbaren Plattform. Dann wachsen lassen. Der Fehler ist der umgekehrte Weg: erst monatelang "alle Daten konsolidieren" wollen und nie live gehen. Das System wird besser, indem es benutzt wird, denn jede unbeantwortete Frage zeigt, welches Dokument fehlt.
Das Company GPT ist in vielen Unternehmen der erste KI-Baustein und das Fundament für alles Weitere: Die Agenten für Kundenservice, Posteingang und Angebote arbeiten später auf derselben Wissensbasis. Branchen-Beispiele zeigen die Beiträge KI für Verbände und KI in der Produktion, das große Bild der Leitfaden KI für Unternehmen.
Konkret werden? Wir bauen den ersten Prototyp gerne mit Deinen echten (unkritischen) Dokumenten, vor dem Vertrag. Eine Stunde Demo mit den eigenen Inhalten beantwortet mehr Fragen als drei Workshops.