Bürokratie ist ein Datenproblem. Der Entbürokratisierungsbericht ist ein KI-Lastenheft.

Am 9. Juli 2026 hat Staatssekretär Josef Schellhorn den ersten Entbürokratisierungsbericht Österreichs vorgelegt. Wissenschaftliche Grundlage: EcoAustria. Datenbasis: über 5.000 Einmeldungen von Bürgerinnen, Unternehmen und Verwaltungsmitarbeitern. Das Motto der Präsentation lautete: vom Bauchgefühl zur Evidenz.

Wir lesen so ein Dokument anders als die meisten. Wenn ein Kunde zu uns kommt, bekommen wir am Anfang genau das: eine Sammlung von Beschwerden, ein paar Zahlen, das Gefühl, dass etwas nicht rund läuft. Daraus machen wir ein Lastenheft. Und aus dem Lastenheft wird gebaut.

Der Entbürokratisierungsbericht ist bereits ein Lastenheft. Genauer: er ist ein KI-Lastenheft. Denn alle drei meistgenannten Problemklassen sind nicht politischer, sondern technischer Natur. Es sind Textprobleme, Regelwerksprobleme und Wiederholungsprobleme. Also genau die drei Dinge, die Sprachmodelle seit ungefähr zwei Jahren zuverlässig beherrschen.

Kurz zusammengefasst

• Drei Problemklassen dominieren: fehlende Digitalisierung, Kompetenzüberschneidungen, Meldepflichten. Alle drei sind KI-Aufgaben.
• Bürokratiekosten in Österreich: bis zu 20 Milliarden Euro pro Jahr. Angleichung an das niederländische Niveau würde laut EcoAustria rund 0,6 Prozentpunkte BIP-Wachstum pro Jahr freisetzen.
• Vier konkrete KI-Bausteine, jeder pilotierbar in 2 bis 12 Wochen, gebaut auf europäischer Infrastruktur mit Quellenbindung und menschlicher Freigabe.
• Zwischen Bericht und Betrieb liegt kein Erkenntnisproblem. Es liegt ein Bauproblem.

Was in dem Dokument steht

Rund 68 Prozent der Rückmeldungen kamen von Bürgerinnen und Bürgern, weitere 22 Prozent von Unternehmen. Die geschätzten jährlichen Bürokratiekosten liegen bei bis zu 20 Milliarden Euro. Die österreichische Wirtschaft wuchs zwischen 2018 und 2025 real um 4,5 Prozent, der EU-Schnitt lag bei 9,2 Prozent. Würde Österreich seine Regulierungslast bis 2032 auf niederländisches Niveau senken, wären laut EcoAustria rund 0,6 Prozentpunkte zusätzliches reales BIP-Wachstum pro Jahr möglich.

Das ist kein Meinungsstück. Das sind Anforderungen mit Häufigkeitsverteilung. In jedem Softwareprojekt, das wir je gemacht haben, wäre das der Moment, in dem die Analyse aufhört und das Bauen anfängt.

Warum ausgerechnet KI hier greift

Bürokratie besteht aus drei Zutaten, und KI ist bei allen dreien stark geworden.

Unstrukturierter Text. Ein Anliegen ist ein Satz, kein Formularfeld. Eine Rechtsgrundlage ist Fließtext, keine Datenbank. Sprachmodelle übersetzen zwischen beidem, und zwar in beide Richtungen. Das ist die Kernfähigkeit, die vorher gefehlt hat.

Regelwerke. Über 56.000 Paragraphen im Bundesrecht, dazu neun Landesrechtsordnungen. Kein Mensch überblickt das, aber ein Retrieval-System mit sauberer Quellenbindung schon. Wir bauen solche Systeme für Kanzleien und Ziviltechnikerbüros: Frage rein, Antwort raus, jede Aussage mit Paragraph und Absatz belegt, oder gar keine Antwort.

Wiederholung. Dieselben Stammdaten, zwölfmal erfasst, für zwölf Empfänger. Das ist Mapping-Arbeit, und Mapping-Arbeit ist der langweiligste und dankbarste Anwendungsfall für agentische Systeme, den es gibt.

Der Punkt ist nicht, dass KI Verwaltung ersetzt. Der Punkt ist, dass die drei Engpässe, die 5.000 Menschen unabhängig voneinander gemeldet haben, exakt die drei Aufgaben sind, für die es heute erprobte Architektur gibt.

Die vier KI-Bausteine

Jeder davon existiert, weil wir ihn in privatwirtschaftlichen Projekten bereits gebaut haben. Nicht als Demo. Im Betrieb, mit echten Nutzern, mit Verantwortung für die Antwort.

1. Der KI-Zuständigkeits-Router

Problem: Kompetenzüberschneidungen, 15 bis 20 Prozent der Meldungen.

Bau: Ein Retrieval-Augmented-Generation-System über Bundes-, Landes- und Gemeinderecht plus Behördenverzeichnis. Rechtstexte werden in semantische Abschnitte zerlegt, in einen Vektorindex geschrieben, bei jeder Anfrage abgerufen und neu bewertet. Das Sprachmodell formuliert die Antwort ausschließlich aus den abgerufenen Stellen. Eingabe: ein Anliegen in normaler Sprache. Ausgabe: zuständige Stelle, Rechtsgrundlage mit Paragraph, konkreter Kontakt. Ohne Beleg keine Antwort, sondern die ehrliche Auskunft, dass die Quelle fehlt.

Bauzeit bis Pilot: 6 Wochen mit einer Bezirkshauptmannschaft oder einer Gemeinde mittlerer Größe.

Der Unterschied zwischen einer juristischen Recherche und der Frage, wer für den Zaun an der Grundstücksgrenze zuständig ist, ist technisch kleiner als man denkt. Wir haben beides gebaut.

2. Der KI-Antragsassistent

Problem: Fehlende Digitalisierung, 25 bis 30 Prozent der Meldungen.

Bau: Ein Formular ist eine Datenstruktur mit einer schlechten Benutzeroberfläche. Das Sprachmodell wird zur Oberfläche. Der Bürger beschreibt sein Anliegen als Fließtext oder spricht es ins Telefon, das Modell extrahiert die Felder, prüft gegen das Schema, benennt fehlende Nachweise, stellt Rückfragen und übergibt einen validierten Datensatz an das bestehende Fachverfahren.

Die Telefonvariante ist kein Zusatz. Ein KI-Sprachagent nimmt jeden Anruf entgegen, rund um die Uhr, in Dialekt, und beendet das Gespräch mit einem vollständigen Antrag statt mit einem Rückrufversprechen. Wir betreiben solche Agenten für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen. Die Technik ist da, sie ist EU-gehostet, und sie kostet einen Bruchteil einer Vollzeitstelle.

Bauzeit bis Pilot: 8 bis 10 Wochen für das erste Verfahren. Das zweite Verfahren ist danach eine Frage von Tagen, weil die Schicht steht.

3. Agentische Meldepflicht-Deduplizierung

Problem: Berichts- und Dokumentationspflichten, 15 bis 20 Prozent der Meldungen.

Bau: Ein Betrieb erfasst dieselben Stammdaten mehrfach für unterschiedliche Empfänger. Ein Agentensystem liest die Meldepflichten eines Betriebs, erkennt überlappende Felder, schlägt ein gemeinsames Datenmodell vor und generiert daraus n Ausleitungen. SAF-T steht bereits im Regierungsprogramm. Der Rest ist Mapping, und Mapping erledigt ein Modell mit menschlicher Freigabe pro Feld.

Bauzeit bis Pilot: 12 Wochen für eine Branche.

4. SEDA als lebendes KI-System

Problem: 5.000 Einmeldungen liegen als Textkorpus vor und werden einmal jährlich von Menschen ausgewertet.

Bau: Embeddings über alle Meldungen, automatisches Clustering, Deduplizierung, Priorisierung nach betroffenen Fällen mal geschätzter Zeitersparnis. Ein öffentliches Dashboard, das zeigt, welche Meldung in welchem Cluster liegt und wo im Prozess sie steht. Die Einmeldung von heute erscheint morgen in der Auswertung, nicht nächstes Jahr in einer Studie.

Bauzeit: 2 Wochen. Das ist kein Großprojekt. Das ist ein Sprint.

Der Stack, der dahinter läuft

Wir nennen ihn, weil das der Unterschied zwischen einem Konzept und einem Bauplan ist.

Offene Modelle mit offenen Gewichten, betrieben auf eigener GPU-Hardware im Haus oder auf europäischer Infrastruktur. Ein Vektorindex für das Retrieval. Ein Modell-Gateway, das protokolliert, welche Anfrage an welches Modell ging und was zurückkam. Auswertungssets, die bei jeder Änderung durchlaufen und messen, ob die Antwortqualität steigt oder fällt.

Kein US-Hyperscaler. Kein Dienst, bei dem Verwaltungsdaten das Rechenzentrum verlassen. Wir betreiben Systeme auf Hetzner in Deutschland und auf On-Premise-Hardware direkt beim Kunden, weil DSGVO keine Fußnote ist und Amtsverschwiegenheit sich nicht in Nutzungsbedingungen delegieren lässt.

Die Bedingungen, die nicht verhandelbar sind

Wir sind Bauleute, keine Anbieter, die alles versprechen. Deshalb gehört Folgendes in dasselbe Dokument.

Der EU AI Act gilt. Ein System, das über einen Bescheid mitentscheidet, ist etwas völlig anderes als ein System, das über Zuständigkeit informiert. Diese Grenze zieht man in Woche eins, nicht im Audit.

Das Modell schlägt vor, der Mensch entscheidet. Keine automatisierten Bescheide. Keine Blackbox. Jede Ausgabe zeigt ihre Quelle. Wenn ein System nicht erklären kann, warum es etwas sagt, hat es in einem Amt nichts verloren.

Halluzination ist ein Architekturproblem, kein Schicksal. Ein Modell, das nur aus abgerufenen Belegstellen antworten darf und ohne Beleg schweigt, erfindet nichts. Das ist keine Zauberei, das ist Bauweise.

Nichts wird abgelöst. Bestehende Fachverfahren bleiben. Wir bauen davor und dazwischen, nicht darunter.

Der ehrliche Teil

Von den beschlossenen Maßnahmen sind laut Bericht 43 umgesetzt, 23 weit fortgeschritten und 43 in Umsetzung. In vier Fällen steht die Umsetzung noch aus. Über Zählweise und Tempo wird politisch gestritten, und das ist nicht unser Geschäft.

Unser Geschäft ist die Beobachtung, dass Analyse und Umsetzung in Österreich zwei getrennte Berufe geworden sind. Der Bericht ist gut. Er beschreibt Probleme, für die es funktionierende KI-Systeme gibt, betrieben, gemessen, in Europa gehostet. Zwischen der Beschreibung und dem Betrieb liegt kein Erkenntnisproblem.

Es liegt ein Bauproblem dazwischen. Bauprobleme lösen Bauleute.

Das Angebot

Wir bauen den KI-Zuständigkeits-Router als offenen Piloten. Mit einer Gemeinde, einer Bezirkshauptmannschaft oder einem Ressort. Sechs Wochen. Architektur, Auswertungsergebnisse und Fehlerquote öffentlich dokumentiert, auch dann, wenn sie unangenehm sind.

Wenn es funktioniert, hat die Republik einen Bauplan statt einer Studie. Wenn es nicht funktioniert, weiß sie nach sechs Wochen warum, und nicht nach drei Jahren.

Wir sind aus dem Waldviertel. Wir bauen operative KI-Systeme für europäische Unternehmen, wir betreiben sie, und wir verantworten die Latenz.

Kontakt: christopher@changemy.ai · changemy.ai

In 4 Fragen zu einem konkreten Bauplan für Ihr Verfahren: Loop Architekt starten.

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Quellen:

• NEOS: Weniger Bürokratie. Mehr Freiheit. (9. Juli 2026)
• Entbürokratisierungsbericht Juli 2026, BMEIA (PDF)
• Kurier: Josef Schellhorn, Entbürokratisierung, EcoAustria-Studie