ERP-Datenmigration: Altsystem ablösen in sieben Schritten
Bei der ERP-Datenmigration ziehen Stammdaten und offene Vorgänge ins neue System um, der Rest wandert ins Archiv. Welche Daten mitkommen, wie du sie bereinigst, was Aufbewahrungsfristen verlangen und wie du das Wissen der älteren Generation sicherst.
Was ist eine ERP-Datenmigration?
Eine ERP-Datenmigration ist der Umzug der Daten aus dem alten System in das neue. Sie ist der Teil des ERP-Wechsels, der am häufigsten unterschätzt wird, weil er nach Technik klingt und in Wahrheit Sortierarbeit ist: Was ist noch richtig, was ist doppelt, was braucht niemand mehr?
Ein Altsystem, das fünfzehn oder zwanzig Jahre gelaufen ist, enthält Kunden, die es nicht mehr gibt, Artikel, die niemand mehr verkauft, und Felder, die jemand vor langer Zeit für einen anderen Zweck benutzt hat. Wer das alles unbesehen übernimmt, hat im neuen System das alte Durcheinander, nur in neuer Oberfläche.
Welche Daten ziehen um und welche nicht?
Ins neue System ziehen die Stammdaten und alles, was gerade offen ist. Alles Abgeschlossene bleibt lesbar im Archiv. Die Unterscheidung spart den größten Teil der Arbeit.
| Datenart | Umziehen | Archivieren | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kunden und Kontakte | Ja, bereinigt | Inaktive seit vielen Jahren | Dubletten vorher zusammenführen |
| Artikel und Preise | Aktive | Ausgelaufene | Sonderpreise je Kunde eigens prüfen |
| Lieferanten | Aktive | Ehemalige | Konditionen aktuell? |
| Offene Angebote, Aufträge, Rechnungen | Ja | Nein | Stichtag festlegen |
| Lagerbestand | Ja, nach Zählung | Nein | Inventur zum Umzug |
| Abgeschlossene Vorgänge | Meist nein | Ja | Fristen beachten |
| Notizen, Mails, Dateien | Auswahl | Rest | Wissen der Älteren sichten |
Die Prüffrage für jeden Datensatz ist einfach: Würdest du dich darauf verlassen, wenn der Kunde jetzt anruft? Wenn nein, wird er bereinigt oder bleibt im Archiv.
Wie läuft die ERP-Datenmigration in sieben Schritten ab?
Die ERP-Datenmigration läuft in sieben Schritten von der Bestandsaufnahme bis zum Archiv. Gehst du Baustein für Baustein vor, durchläufst du sie je Bereich, mit kleineren Datenmengen und weniger Risiko.
- Bestand aufnehmen: Liste alle Orte, an denen Daten liegen: Altsystem, Excel-Listen, Outlook, Ordner, Zettel. In vielen Betrieben ist das Altsystem nur eine von mehreren Quellen, siehe Excel und Insellösungen ablösen.
- Führende Quelle festlegen: Wenn ein Kunde im ERP, in einer Liste und im Mailprogramm unterschiedlich steht, gilt genau eine Quelle. Leg sie je Datenart fest.
- Bereinigen: Dubletten zusammenführen, Schreibweisen angleichen, Leeres füllen oder streichen. Bereinigt wird in der alten Quelle, damit beide Stände bis zum Umzug gleich bleiben.
- Felder zuordnen: Welches alte Feld wird welches neue? Zweckentfremdete Felder sind die häufigste Falle. Hier hilft, wer das Altsystem über Jahre bedient hat.
- Probeläufe: Mindestens zwei Übernahmen in eine Testumgebung. Danach prüfen Leute aus dem Tagesgeschäft mit echten Vorgängen.
- Umziehen: Stichtag festlegen, am besten vor einem Wochenende oder in einer ruhigen Zeit. Ab dem Stichtag führt das neue System.
- Archivieren: Altdaten exportieren oder das Altsystem nur zum Lesen weiterlaufen lassen, bis die Fristen abgedeckt sind.
Was verlangen die Aufbewahrungsfristen?
Die Aufbewahrungsfristen verlangen, dass Bücher, Belege und Geschäftsunterlagen auch nach dem Abschalten des Altsystems lesbar bleiben. In Deutschland gelten je nach Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre nach § 147 der Abgabenordnung. In Österreich sind Bücher und Belege nach § 132 der Bundesabgabenordnung sieben Jahre aufzubewahren.
Für die Migration heißt das: Du musst alte Rechnungen nicht ins neue System laden, aber du musst sie finden und vorlegen können. Drei Wege sind üblich: das Altsystem nur lesend weiterbetreiben, die Daten in ein Archiv exportieren, das ohne das alte Programm lesbar ist, oder beides für eine Übergangszeit. Welche Form im Einzelfall genügt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Kommst du überhaupt an deine Daten heran?
An deine Daten kommst du heran, wenn das Altsystem einen Export bietet oder der Anbieter ihn liefern muss. Bei alten Programmen auf dem eigenen Server ist das meist eine Frage der Technik: Die Datenbank liegt bei dir, jemand muss sie auslesen. Bei Cloud-Diensten ist es eine Frage des Vertrags.
Hier hilft seit Kurzem das Recht. Der Data Act der EU gilt seit 12.09.2025 und regelt den Wechsel zwischen Cloud-Diensten, die Wechselentgelte fallen ab 12.01.2027 ganz weg, wie die EU-Kommission erklärt. Was du vor Vertragsabschluss prüfen solltest, damit es beim nächsten Wechsel leichter geht, steht in Vendor-Lock-in.
Wie sicherst du Wissen, das in keinem System steht?
Wissen, das in keinem System steht, sicherst du, indem du es vor dem Umzug abfragst und aufschreibst. In Familienbetrieben ist das oft der wertvollste Teil der Migration. Die Generation, die den Betrieb aufgebaut hat, weiß Dinge, die keine Tabelle enthält: welcher Kunde immer später zahlt und trotzdem verlässlich ist, welcher Lieferant im Notfall am Samstag liefert, warum ein Artikel zwei Nummern hat.
Drei Fragen bringen das meiste zutage:
- Was machst du anders, als das System es vorschlägt? Jede Abweichung ist eine Regel, die nirgends steht.
- Wen rufst du an, wenn etwas schiefgeht? Die Antwort gehört als Notiz zum Kunden oder Lieferanten.
- Welche Listen führst du nur für dich? Sie sind fast immer wichtiger, als ihr Besitzer glaubt.
Im neuen System wird daraus ein Feld, eine Regel oder eine Notiz am richtigen Datensatz. Das ist auch die Grundlage dafür, dass später KI-Agenten Routinearbeit übernehmen können: Sie arbeiten nur so gut wie die Daten und Regeln, auf die sie zugreifen. Mehr zum Zusammenspiel der Generationen steht in Digitalisierung im Familienunternehmen.
Welche Fehler passieren bei der Datenmigration am häufigsten?
Die häufigsten Fehler bei der Datenmigration sind ungeprüfte Übernahme, fehlende Probeläufe und ein Stichtag ohne Plan für offene Vorgänge.
- Alles mitnehmen: Mehr Daten heißt nicht mehr Wert. Jeder alte Datensatz, dem niemand traut, senkt das Vertrauen ins neue System.
- Im neuen System bereinigen wollen: Das wird nach dem Start nie nachgeholt.
- Nur die IT prüft: Ob ein Kunde richtig angelegt ist, sieht der Innendienst in zehn Sekunden, ein Techniker gar nicht.
- Offene Vorgänge vergessen: Angebote, die noch laufen, und Teillieferungen brauchen eine eigene Regel für den Stichtag.
- Kein Weg zurück: Halte den alten Stand so lange lesbar, bis der neue zwei, drei Wochen ohne Überraschung läuft.
Wie die Datenmigration in den gesamten Ablauf passt, zeigt ERP-Einführung Baustein für Baustein.
Wie macht ChangeMy.AI die Datenübernahme?
Bei ChangeMy.AI ziehen die Daten je Baustein um, nicht alle auf einmal. Wir sind selbst Anbieter, das ist also unsere Sicht. Für den ersten Baustein wandern nur die Daten, die dieser Bereich braucht, das Altsystem läuft für alles andere weiter. Code und Daten gehören euch, sobald der Baustein bezahlt ist, und ein Export ist Teil des Systems.
Welcher Baustein bei euch der erste sein könnte, zeigt ein Entwurf auf der Startseite: Firmenwebsite eingeben, in einer Minute liegt er vor.
Quellen
Alle abgerufen am 11.11.2026.
- § 147 Abgabenordnung: Aufbewahrungsfristen in Deutschland.
- § 132 Bundesabgabenordnung: Aufbewahrungsfrist in Österreich.
- EU-Kommission, Data Act explained: Geltung seit 12.09.2025, Wechsel zwischen Cloud-Diensten, Wegfall der Wechselentgelte ab 12.01.2027.
Häufige Fragen
Welche Daten müssen bei der ERP-Datenmigration mit?
Stammdaten und alles, was gerade offen ist: Kunden und Kontakte, Artikel und Preise, Lieferanten, offene Angebote, Aufträge und Rechnungen sowie aktuelle Bestände. Abgeschlossene Vorgänge aus früheren Jahren müssen meist nicht ins neue System, ein lesbares Archiv genügt oft.
Wie lange müssen Altdaten aufbewahrt werden?
In Deutschland je nach Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre nach § 147 der Abgabenordnung, in Österreich sieben Jahre für Bücher und Belege nach § 132 der Bundesabgabenordnung. Sprich die Archivlösung mit deiner Steuerberatung ab, dieser Artikel ersetzt keine Beratung.
Kann ich das Altsystem einfach abschalten?
Erst wenn die Daten daraus lesbar gesichert sind und die Aufbewahrungsfristen abgedeckt sind. Üblich ist, das Altsystem eine Zeit lang nur noch zum Lesen laufen zu lassen oder die Daten in ein Archiv zu exportieren, das ohne das alte Programm lesbar bleibt.
Wie oft sollte die Datenübernahme geprobt werden?
Mindestens zweimal vor dem echten Umzug. Der erste Probelauf zeigt, welche Felder nicht passen, der zweite, ob die Korrekturen halten. Geprüft wird mit echten Vorgängen: Ein Mitarbeiter sucht einen Kunden, legt ein Angebot an und vergleicht mit dem Altsystem.
Was passiert mit Wissen, das in keinem System steht?
Es geht verloren, wenn es niemand aufschreibt. Sonderpreise, Absprachen mit Stammkunden und Faustregeln der älteren Generation gehören vor dem Umzug in eine einfache Liste und danach als Feld, Regel oder Notiz ins neue System.