ERP für kleine Unternehmen: Fünf Wege im Vergleich, mit Listenpreisen
Welches ERP passt zu einem kleinen Unternehmen? Fünf Wege von Rechnungsprogramm bis maßgeschneidert, mit Listenpreisen von weclapp, Xentral, Microsoft, Odoo und HERO und klaren Regeln, wann welcher Weg passt.
Welches ERP passt zu einem kleinen Unternehmen?
Zu einem kleinen Unternehmen passt das ERP, das die eigenen Kernabläufe ohne große Anpassung abdeckt und mit dem Betrieb mitwächst. Wer „All-in-One-Unternehmenssoftware“ sucht, meint meist dasselbe: ein System für Kunden, Aufträge, Lager und Rechnungen. Fünf Wege führen dorthin. Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, Stand 02.11.2026. Sie gelten bei Jahreszahlung, soweit nichts anderes dabeisteht, und ohne Einführung.
| Weg | Beispiele | Listenpreis | Stark bei | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| 1. Rechnungsprogramm plus Einzelprogramme | Rechnungsprogramm und CRM-Abo | Je Programm | Einfachen Abläufen, schnellem Start | Doppelte Daten, viele Abos |
| 2. Cloud-ERP | weclapp, Xentral, Microsoft Business Central | weclapp 39 bis 163 € je Nutzer und Monat, Xentral ab 99 € im Monat, Business Central ab 69,30 € je Nutzer und Monat | Schnellem Start, gepflegten Standardfunktionen | Der Betrieb passt sich dem System an |
| 3. Baukasten | Odoo | Standard 24,90 €, Custom 44,90 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung | Vielen Apps, Anpassbarkeit | Einrichtung und Partner kommen dazu |
| 4. Branchenlösung | HERO für das Handwerk | Ab 69 € im Monat, HERO OS ab 119 €, je mit einer Standard-Lizenz | Branchenwissen ab Werk | Außerhalb der Branche eng |
| 5. Maßgeschneidertes Betriebssystem | ChangeMy.AI und andere Softwarehäuser | Bei uns Festpreis je Baustein plus monatliche Pauschale | Eigenen Abläufen, einer Datenbasis, KI-Agenten | Mehr Abstimmung zu Beginn, eigener Baustein statt fertiger Funktion |
Die Pakete unterscheiden sich stark, und monatliche Zahlung kostet oft mehr. Bei weclapp ist ERP Starter mit 39 € nur monatlich buchbar und nicht mit anderen Paketen kombinierbar. ERP Dienstleistung kostet bei Jahreszahlung 86 € und sonst 95 €, ERP Handel 163 € und sonst 179 €. Bei Xentral beginnt das Launch-Paket ab 99 € zuzüglich 0,30 € je Auftrag und ist auf 100 Aufträge im Monat und 500.000 € Jahresumsatz begrenzt. Starter beginnt bei Jahreszahlung bei 349 € und sonst bei 389 €, Business bei 649 € und sonst bei 719 €. Microsoft nennt für Business Central Essentials 69,30 € und für Premium 95,30 € bei jährlicher Abrechnung. HERO nennt bei 24 Monaten Mindestlaufzeit niedrigere Preise, etwa 55,20 € statt 69 €.
Wann passt welcher Weg?
Welcher Weg passt, entscheiden vor allem Abläufe und Branche, weniger die Größe des Betriebs. Zur Einordnung: Laut Eurostat nutzen 2025 in Deutschland 37,5 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten ein ERP und 67,7 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten, in Österreich 30,9 und 66,4 Prozent.
- Weg 1 passt, wenn du wenige Vorgänge hast und kein Lager führst. Die Grenze erkennst du an den Anzeichen aus Excel und Insellösungen ablösen.
- Weg 2 passt, wenn deine Abläufe dem Üblichen ähneln und du schnell starten willst. Das gilt für viele Handels- und Dienstleistungsbetriebe.
- Weg 3 passt, wenn du viele Bereiche abdecken willst und jemanden hast, der einrichtet und pflegt. Eigene Module verlangen bei Odoo den Custom-Tarif. Mehr dazu in Odoo Alternative.
- Weg 4 passt, wenn deine Branche gut bedient wird und du keine großen Sonderwünsche hast.
- Weg 5 passt, wenn deine Abläufe vom Standard abweichen und genau das dich vom Wettbewerb unterscheidet. Die Grundlagen stehen in Betriebssystem für den eigenen Betrieb.
Für SAP Business One haben wir keine öffentliche Preisliste gefunden. Die Einordnung für kleinere Betriebe steht in SAP Alternative für KMU.
Was kostet ein ERP wirklich?
Ein ERP kostet deutlich mehr als die Lizenz, weil Einführung, Datenübernahme und Schulung dazukommen. Sage nennt mit Bezug auf die Trovarit-Studie im Schnitt 5.917 € pro Arbeitsplatz für die Einführung, bei Unternehmen bis 100 Mitarbeitenden 6.142 €, die Software jeweils eingeschlossen. Sage ist selbst ERP-Anbieter, die Zahl stammt laut Sage aus der Trovarit-Erhebung.
Rechne deshalb immer über mehrere Jahre: Lizenzen, Einführung, Anpassungen, Betrieb und die Arbeit, die außerhalb des Systems bleibt. Eine Rechnung mit Beispielen steht in Was kostet ein CRM oder ERP wirklich. Bei uns gilt für das Betriebssystem ein Festpreis je Baustein und eine monatliche Pauschale für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung. Den genauen Preis nennen wir nach dem 30-Minuten-Gespräch.
Was muss ein ERP für kleine Unternehmen mindestens können?
Ein ERP für kleine Unternehmen muss mindestens einen Auftrag vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung durchgängig abbilden. Dazu kommen diese Punkte:
- E-Rechnung: In Deutschland müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, spätestens ab 2028 alle übrigen, Kleinunternehmer ausgenommen. In Österreich gibt es laut WKO noch keine allgemeine Pflicht für rein nationale B2B-Umsätze. Ab 1. Juli 2030 gilt sie EU-weit für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. An österreichische Bundesdienststellen sind E-Rechnungen seit 2014 Pflicht, an die Schweizer Bundesverwaltung seit 2016 bei mehr als 5.000 Franken Vertragswert.
- Aufbewahrung: Belege und Bücher müssen über Jahre lesbar bleiben, in Deutschland je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre, in Österreich grundsätzlich sieben Jahre.
- Anbindung an die Buchhaltung: Prüf, wie die Daten zu deiner Steuerberatung kommen.
- Mobile Nutzung: In der Trovarit-Studie 2024/25 mit über 1.700 Anwendern gehörten mobile Nutzbarkeit und Performance zu den Kritikpunkten. Teste das auf dem Handy, wenn dein Team unterwegs arbeitet.
- Service: Dieselbe Studie meldet sinkende Zufriedenheit mit den Serviceleistungen der Anbieter. Frag nach Erreichbarkeit und Reaktionszeit.
- Datenexport: Du solltest alle Daten jederzeit vollständig herausbekommen, siehe Vendor-Lock-in.
Wie wählst du in fünf Schritten?
Du wählst am sichersten, indem du Systeme gegen deinen echten Ablauf testest und nicht gegen eine Funktionsliste.
- Vorgänge auflisten: Schreib die fünf bis zehn wichtigsten Vorgänge auf, vom Eingang der Anfrage bis zur Zahlung.
- Muss und Kann trennen: Was fehlt, damit der Betrieb nicht laufen kann? Der Rest ist Kann.
- Zwei bis drei Systeme testen: Spiel einen echten Auftrag komplett durch. Viele Anbieter bieten dafür Testzugänge, weclapp etwa 30 Tage.
- Gesamtkosten rechnen: Über fünf Jahre, mit Einführung und Pflege.
- Ausstieg klären: Wie kommst du an deine Daten, wenn du wechseln willst?
Wie es nach der Auswahl weitergeht, beschreibt ERP-Einführung Baustein für Baustein.
Wann passt keiner der Standardwege?
Keiner der Standardwege passt, wenn dein wichtigster Ablauf in jedem Testsystem nur mit Umwegen läuft. Das merkst du beim dritten Schritt: Das Team arbeitet im Test neben dem System her, oder der Partner kündigt viele Anpassungen an. Dann lohnt der Blick auf Individualsoftware oder Standardsoftware.
Einen ersten Entwurf für deinen Betrieb bekommst du auf der Startseite: Firmenwebsite eingeben, in einer Minute siehst du, wie dein Betriebssystem aussehen könnte. Wenn dabei herauskommt, dass ein Standardprogramm reicht, ist das auch ein Ergebnis.
Quellen
Alle abgerufen am 02.11.2026. Listenpreise laut Preisseite des Anbieters, sie können sich ändern und hängen teils von der Laufzeit ab. weclapp, Microsoft und HERO nennen sie ausdrücklich ohne Umsatzsteuer.
- Eurostat, Tabelle isoc_eb_iip, Daten 2025: Unternehmen ab 10 Beschäftigten, ohne Finanzsektor. Datenabruf für Deutschland und Österreich, Indikator E_ERP1.
- weclapp, Preise
- Xentral, Preise
- Microsoft, Dynamics 365 Business Central Preise
- Odoo, Preise: Bei monatlicher Zahlung 31,10 € und 56,90 €, ein Rabatt gilt 12 Monate für anfänglich bestellte Nutzer.
- HERO Software, Preise
- Sage, ERP-Einführung: Kosten, Dauer und typische Fehler, 11.08.2026
- Trovarit, ERP in der Praxis 2024/25
- IHK München, Elektronische Rechnungen
- WKO, E-Rechnung verständlich erklärt
- USP, e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung
- BABS, E-Rechnung an die Bundesverwaltung
- § 147 Abgabenordnung und § 132 BAO
Häufige Fragen
Welches ERP ist das beste für kleine Unternehmen?
Ein bestes System gibt es nicht. Passend ist das ERP, das deine Kernabläufe ohne große Anpassung abdeckt und mit dem Betrieb mitwächst. Für einfache Abläufe genügt ein Cloud-ERP wie weclapp oder Xentral, für Handwerksbetriebe eine Branchenlösung wie HERO, für eigene Abläufe ein maßgeschneidertes Betriebssystem.
Was kostet ein ERP für kleine Unternehmen?
Bei Jahreszahlung reichen die Listenpreise laut den Anbieterseiten von 24,90 € (Odoo Standard) bis 163 € (weclapp ERP Handel) je Nutzer und Monat, bei monatlicher Zahlung bis 179 €. Xentral rechnet nach Paket ab, ab 99 € im Monat. Dazu kommt die Einführung. Laut Sage nennt die Trovarit-Studie dafür im Schnitt 5.917 € pro Arbeitsplatz, bei Unternehmen bis 100 Mitarbeitenden 6.142 €, Software eingeschlossen.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein ERP?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, wie viele Vorgänge über mehrere Programme laufen. Eurostat zeigt für 2025: In Deutschland nutzen 37,5 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten ein ERP, bei 50 bis 249 Beschäftigten sind es 67,7 Prozent. In Österreich liegen die Werte bei 30,9 und 66,4 Prozent.
Reicht ein Rechnungsprogramm statt eines ERP?
Ja, solange du wenige und einfache Vorgänge hast, kein Lager führst und Kundendaten nicht in mehreren Programmen pflegst. Sobald Aufträge, Lager und Rechnungen zusammenspielen müssen, stößt es an seine Grenze.
Muss ein ERP E-Rechnungen können?
In Deutschland ja, wie die IHK München zusammenfasst: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, spätestens ab 2028 alle übrigen, Kleinunternehmer ausgenommen. In Österreich gibt es laut WKO noch keine allgemeine Pflicht für rein nationale B2B-Umsätze.