Betriebssystem für Handwerksbetriebe: Handwerkersoftware im Vergleich

Welche Software braucht ein Handwerksbetrieb?

Ein Handwerksbetrieb braucht Software, die einen Auftrag von der Anfrage über Aufmaß, Angebot, Einsatz und Zeiterfassung bis zur Schlussrechnung durchgängig abbildet. Wie klein die meisten Betriebe sind, zeigen die Zahlen: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks nennt 1.038.126 eingetragene Betriebe mit rund 6 Millionen Menschen, nach unserer Rechnung also im Schnitt rund sechs je Betrieb. In Österreich zählt die Sparte Gewerbe und Handwerk der WKO 304.049 aktive Mitglieder und 798.342 unselbstständig Beschäftigte, wobei die Sparte mehr umfasst als das klassische Handwerk.

Bei dieser Größe ist die IT meist Chefsache. Deshalb zählt weniger die Funktionsliste als die Frage, ob die Software im Alltag ohne eigene IT-Abteilung läuft.

Wie digital ist das Handwerk heute?

Das Handwerk ist bei Angeboten und Rechnungen schon weit, bei anderen Anwendungen deutlich weniger. Das zeigt die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks“ mit 504 telefonisch befragten Handwerksunternehmen in Deutschland aus dem Jahr 2025.

Bemerkenswert sind zwei weitere Zahlen derselben Studie: 58 Prozent geben an, nicht zu wissen, was technisch alles möglich ist, und 69 Prozent nennen hohe Investitionskosten als Hemmnis. Schon 2022 hielten laut ZDH und Bitkom 81 Prozent der Betriebe viele digitale Anwendungen für überdimensioniert.

Für ein ERP gibt es nur eine Annäherung. Laut den Eurostat-Daten für 2025 nutzen im Bau 34,0 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten in Deutschland ein ERP und 30,8 Prozent in Österreich, über alle Branchen sind es 43,5 und 37,5 Prozent. Bau ist nicht dasselbe wie Handwerk, und Betriebe unter 10 Beschäftigten fehlen in diesen Zahlen. Sie zeigen nur die Richtung.

Welche Handwerkersoftware gibt es, und was kostet sie?

Handwerkersoftware gibt es vor allem als Cloud-Programm, und sie kostet im Monat ab 59,90 € je Paket oder, je Nutzer abgerechnet, 29,90 € fürs Büro und 14,90 € für die Baustelle, jeweils bei Jahreszahlung und ohne Einführung. Die Preismodelle weichen stark voneinander ab. Die Tabelle nennt Anbieter mit öffentlicher Preisliste, Stand 02.11.2026. Sie ist eine Auswahl und keine Rangliste. HERO, plancraft und Craftnote nennen ihre Preise ausdrücklich ohne Umsatzsteuer.

Was das für einen Betrieb bedeutet, zeigt eine Beispielrechnung für acht Leute, zwei im Büro und sechs auf der Baustelle. Sie nutzt die Listenpreise aus der Tabelle, bei Jahreszahlung, wo es sie gibt, ohne Zusatzmodule und ohne Einführung. Der Funktionsumfang unterscheidet sich, die Summen zeigen also nur die Größenordnung.

Für Österreich haben HERO und plancraft eigene Seiten. plancraft nennt dort eine ÖNORM-Schnittstelle.

Was ist der Unterschied zwischen Handwerkersoftware und einem ERP-System?

Handwerkersoftware deckt den Ablauf eines Handwerksauftrags ab, ein ERP-System geht darüber hinaus und umfasst auch Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen mehrerer Bereiche. Die Grenze ist fließend. pds bietet beides getrennt an: im Mietmodell, Stand 02.11.2026, die Handwerkersoftware für 90 bis 130 € je Büro-Arbeitsplatz im Monat und eine ERP-Software mit Finanzwesen und Controlling für 180 bis 230 €.

Wer nach einem „ERP-System fürs Handwerk“ sucht, braucht deshalb oft kein klassisches ERP. Es wird erst nötig, wenn neben den Baustellen auch Fertigung oder ein größeres Lager laufen. Die Begriffe im Einzelnen erklärt ERP, CRM oder Betriebssystem.

Was muss Handwerkersoftware können?

Handwerkersoftware muss mindestens Aufmaß, Angebot, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnung auf einem Auftrag verbinden, und das auch am Handy. Die Tabelle zeigt, worauf du je Baustein achten solltest. Die letzte Spalte beschreibt, was ein KI-Agent übernehmen kann, wenn er auf diese Daten zugreift.

Drei Punkte verdienen einen zweiten Blick:

• Schnittstellen zum Großhandel und zum Bau: ToolTime und Craftnote nennen den Artikelimport per Datanorm und IDS, plancraft nennt GAEB und DATANORM im Paket Pro. GAEB regelt den Austausch von Informationen über Baumaßnahmen. Frag nach, ab welcher Stufe das enthalten ist.
• E-Rechnung: In Deutschland müssen Unternehmen sie seit 2025 empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch ausstellen. Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen von Kleinunternehmern sind nicht betroffen. Für End- und Restrechnungen nach Vorauszahlungen beanstandet die Finanzverwaltung laut IHK München Anhanglösungen bis Ende 2027 nicht. Alles Weitere steht in E-Rechnung 2027.
• Laufzeit und Ausstieg: Niedrige Preise sind oft an lange Laufzeiten gebunden. Kläre vor dem Vertrag, wie du deine Daten wieder herausbekommst, siehe Vendor-Lock-in.

Wann reicht Handwerkersoftware, und wann nicht?

Handwerkersoftware reicht, solange deine Abläufe denen anderer Betriebe deines Gewerks ähneln, und das gilt für viele kleine Betriebe. Dann bekommst du fertige Vorlagen, einen Hersteller, der die Software pflegt, und einen schnellen Start.

Das spricht für ein Standardprogramm:

• Du hast ein Gewerk und übliche Abläufe.
• Ihr seid wenige Leute, und niemand hat Zeit, Abläufe zu beschreiben und zu testen.
• Ein Programm aus der Tabelle bildet in einem Test einen echten Auftrag sauber ab.

Das spricht für ein eigenes Betriebssystem:

• Du verbindest mehrere Gewerke oder Fertigung, Montage und Wartung.
• Ihr habt eigene Abläufe, die euch vom Wettbewerb unterscheiden und in jedem Test nur mit Umwegen laufen.
• Kundendaten stehen trotz Software weiter in mehreren Programmen und Excel-Listen.
• Ihr wollt KI-Agenten einsetzen, die auf eure echten Daten zugreifen.

Das Wort „Betriebssystem“ allein sagt dabei wenig. HERO nennt sein Standardprodukt „Das Betriebssystem fürs Handwerk“. Der Unterschied liegt darin, für wen gebaut wird: Ein Standardprodukt ist für viele Betriebe einer Branche gemacht, ein eigenes Betriebssystem für den eigenen Betrieb für einen. Beides hat seinen Platz. Die Grundsatzfrage behandelt Individualsoftware oder Standardsoftware.

Wie gehst du am besten vor?

Am besten gehst du vom größten Engpass im Alltag aus und testest erst danach Software.

1. Ablauf aufschreiben: Nimm einen typischen Auftrag und notiere jeden Schritt, jedes Programm und jeden Zettel.
2. Engpass finden: Wo wird doppelt erfasst, gesucht oder nachgefragt? Das ist dein erster Baustein.
3. Anforderungen festhalten: Eine Seite genügt für den Anfang, mehr dazu in der Lastenheft-Vorlage.
4. Zwei bis drei Programme testen: Spiel den echten Auftrag durch, gemeinsam mit den Leuten auf der Baustelle.
5. Entscheiden: Läuft er sauber, nimm das Programm. Läuft er nur mit Umwegen, lohnt der Blick auf einen eigenen Baustein.

Wenn es ein eigenes System wird, gilt bei uns: Festpreis je Baustein und eine monatliche Pauschale für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung, einzelne KI-Agenten ab 499 € im Monat. Der erste Baustein läuft meist nach 4 bis 6 Wochen, ein einzelner KI-Agent oft schon nach 1 bis 3 Wochen, das ganze System wächst über einige Monate. Euer individueller Code und eure Daten gehören euch, sobald der Baustein bezahlt ist. Den genauen Preis nennen wir nach dem 30-Minuten-Gespräch. Einen ersten Entwurf siehst du auf der Startseite: Firmenwebsite eingeben, und in einer Minute weißt du mehr. Wenn dabei herauskommt, dass ein Standardprogramm reicht, ist das auch ein Ergebnis.

Quellen

Alle abgerufen am 02.11.2026. Listenpreise laut Preisseite des Anbieters, sie können sich ändern und hängen teils von Laufzeit und Zahlweise ab.

• Bitkom, Digitalisierung des Handwerks, Studie 2025: 504 Handwerksunternehmen in Deutschland, telefonisch, repräsentativ gewichtet.
• ZDH und Bitkom, Pressemitteilung vom 01.07.2022
• ZDH, Kennzahlen des Handwerks
• WKO, Sparte Gewerbe und Handwerk
• Eurostat, Tabelle isoc_eb_iipn2, Daten 2025: Unternehmen ab 10 Beschäftigten. Datenabruf für EU, Deutschland und Österreich, Indikator E_ERP1, NACE F und C10-S951_X_K.
• HERO, Preise und HERO Österreich
• plancraft, Preise und plancraft Österreich
• ToolTime, Preise
• Craftnote, Preise
• openHandwerk, Preise
• pds, Preise
• GAEB, Datenaustausch
• IHK München, Elektronische Rechnung