Lastenheft-Vorlage für Software und ERP: Kostenlos als Word-Datei, mit Beispielen

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Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft beschreibt, was ein Auftraggeber von einer Software oder einem System erwartet, aus seiner Sicht und ohne die technische Lösung vorzugeben. Die Norm DIN 69901-5 spricht laut Wikipedia von der „vom Auftraggeber festgelegten Gesamtheit der Forderungen“ an einen Auftragnehmer. Die Norm selbst ist kostenpflichtig, wir haben sie nicht gelesen. Für das Vorgehen gibt es außerdem die Richtlinie VDI 2519 Blatt 1.

Für einen Betrieb ohne IT-Abteilung ist das Lastenheft vor allem ein Mittel, um Klarheit zu schaffen. Es zwingt dazu, Abläufe aufzuschreiben, Wichtiges von Wünschen zu trennen und Anbieter mit denselben Fragen zu vergleichen. Das zahlt sich aus: In einer von erp-software.org wiedergegebenen Auswertung des Panorama-Reports mit 170 Projekten, davon gut die Hälfte multinational, nennen 51,0 Prozent der Projekte über Budget den Projektumfang als Grund. Das Original ist nicht frei lesbar, und ein Lastenheft verhindert das nicht von allein. Es macht aber sichtbar, wann der Umfang wächst.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft sagt, was gebraucht wird, und das Pflichtenheft sagt, wie es umgesetzt wird. Das erste schreibt der Auftraggeber, das zweite der Auftragnehmer als Antwort darauf. So beschreibt es auch die DIN 69901-5 laut Wikipedia.

Bei Standardsoftware gibt es oft kein Pflichtenheft im engeren Sinn. Dann antwortet der Anbieter auf dein Lastenheft mit dem Standardumfang, den Anpassungen und einem Angebot. Bleib trotzdem bei deiner Nummerierung, dann kannst du die Antworten nebeneinanderlegen.

Lohnt sich ein Lastenheft auch für kleine Projekte?

Ein Lastenheft lohnt sich auch für kleine Projekte, solange es kurz bleibt. Schon wenige Seiten klären, was der wichtigste Vorgang ist, was fertig bedeutet und was nicht dazugehört. Das ist unsere Erfahrung aus Softwareprojekten und keine Studie. Wer nur ein Rechnungsprogramm auswählt, braucht dagegen keines, da reicht eine Liste mit fünf Punkten und ein Test.

Wichtig ist auch die rechtliche Seite. In Deutschland ist ein Werk laut § 633 BGB frei von Sachmängeln, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat. In Österreich knüpft die Gewährleistung in § 922 ABGB an bedungene oder gewöhnlich vorausgesetzte Eigenschaften an. Was nicht vereinbart ist, lässt sich später also schwerer einfordern. Das Lastenheft zählt allerdings nur, wenn es Teil des Vertrags wird. Ob ein Softwareprojekt ein Werkvertrag ist, hängt vom Einzelfall ab, lass das im Zweifel rechtlich prüfen.

Was gehört in ein Lastenheft für Software oder ERP?

In ein Lastenheft für Software oder ERP gehören Ziel, Vorgänge, nummerierte Anforderungen, Daten, Schnittstellen, Vorgaben, Abnahme und das, was ausdrücklich nicht dazugehört. Die Vorlage hat dafür dreizehn Abschnitte:

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Für einen einzelnen Baustein genügen oft die Abschnitte 1, 4, 5, 7, 12 und 13. Die übrigen ergänzt du, wenn es um ein ganzes System geht.

Wie schreibst du gute Anforderungen?

Gute Anforderungen beschreiben ein Ergebnis, das sich mit Ja oder Nein prüfen lässt, und sie geben keine Technik vor. Die einfachste Prüffrage lautet: Was sähe anders aus, wenn die Anforderung nicht erfüllt wäre? Sieht nichts anders aus, ist es keine Anforderung, sondern ein Wunsch.

Gib jeder Anforderung eine Nummer und eine von drei Stufen. Muss heißt: Ohne das kaufen wir nicht. Soll heißt: Wichtig, aber es gibt einen Umweg. Kann heißt: Schön, wenn es dabei ist. Wenn fast alles Muss ist, hast du noch nicht entschieden, und Anbieter können deine Prioritäten nicht erkennen.

Wie sieht ein Vorgang im Lastenheft aus?

Ein Vorgang im Lastenheft besteht aus Auslöser, Schritten, Ergebnis und den Anforderungen daran. Das folgende Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Form.

Beispiel, Vorgang V-03: Aus dem Angebot wird ein Auftrag

• Auslöser: Der Kunde sagt per E-Mail oder Telefon zu.
• Wer: Innendienst, etwa 15 Mal pro Woche.
• Heute: Das Angebot liegt in Word, der Auftrag wird im Rechnungsprogramm neu abgetippt.
• Ergebnis: Auftrag mit allen Positionen, Termin und Zuständigem.

Was gehört beim eigenen Betriebssystem zusätzlich hinein?

Beim eigenen Betriebssystem gehören zusätzlich die Reihenfolge der Bausteine, die Regeln für KI-Agenten und der Ausstieg hinein. Diese Punkte fehlen in vielen Vorlagen, weil Standardsoftware sie anders löst.

• Reihenfolge: Welcher Baustein kommt zuerst, und was muss bis dahin in den alten Programmen bleiben? Das Vorgehen steht in ERP-Einführung Baustein für Baustein.
• KI-Agenten: Auf welche Daten greifen sie zu, was dürfen sie allein, und wo gibt der Betrieb frei? Wo es um Geld, Kunden oder Verträge geht, sollte immer ein Mensch entscheiden.
• Eigentum und Ausstieg: Wem gehören Code und Daten, in welchem Format kommen die Daten heraus, wer darf weiterentwickeln? Die zehn Fragen dazu stehen in Vendor-Lock-in. Bei uns gehören euer individueller Code und eure Daten euch, sobald der Baustein bezahlt ist.
• Gesetzliche Vorgaben: Schreib die E-Rechnung und die Aufbewahrungsfristen als eigene Anforderungen auf. In Deutschland gelten je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre, in Österreich grundsätzlich sieben Jahre.
• Betrieb: Wer aktualisiert, sichert und überwacht das System, und was kostet das im Monat?

Offen gesagt: ChangeMy.AI baut solche Betriebssysteme, die Vorlage funktioniert aber für jedes Softwareprojekt und jeden Anbieter. Ob eigenes System oder Standard die bessere Wahl ist, klärt Individualsoftware oder Standardsoftware, Beispiele für Branchen stehen in Handwerkersoftware im Vergleich und ERP für Großhandel und Produktion.

Wie gehst du in fünf Schritten vor?

Du gehst am besten vom echten Ablauf aus und schreibst erst danach Anforderungen.

1. Vorgänge sammeln: Sprich mit den Leuten, die täglich damit arbeiten, und lass dir echte Fälle zeigen, auch die Sonderfälle.
2. Anforderungen formulieren: Schreib zu jedem Vorgang, was am Ende stimmen muss, mit Nummer und Stufe.
3. Kürzen: Streiche, was niemand vermissen würde, und verschiebe den Rest auf spätere Bausteine.
4. Anbieter fragen: Schick dasselbe Lastenheft an zwei bis drei Anbieter und bitte um Antworten je Nummer.
5. Abnahme vereinbaren: Nimm das Lastenheft in den Vertrag und leg fest, wie geprüft wird.

Bevor du es verschickst, hilft dieser kurze Test:

Die Schwelle „weniger als die Hälfte“ ist eine Faustregel von uns, keine Norm.

Welche Fehler solltest du vermeiden?

Die häufigsten Fehler sind eine vorgegebene Lösung, ein kopiertes Altsystem und fehlende Abnahmekriterien. Diese Liste beruht auf unserer eigenen Erfahrung und ist keine Studie.

• Lösung statt Problem: „Wir brauchen eine App“ schließt bessere Wege aus. Beschreib, was erreicht werden soll.
• Altsystem abschreiben: Wer jede Funktion des alten Programms übernimmt, baut auch dessen Umwege nach.
• Ohne die Nutzer schreiben: Was die Leute im Lager und auf der Baustelle wirklich tun, weiß die Geschäftsführung oft nicht im Detail.
• Sonderfälle vergessen: Stornos, Teillieferungen und Reklamationen kosten später am meisten.
• Daten unterschätzen: Das Bereinigen dauert oft länger als erwartet, siehe Excel und Insellösungen ablösen.
• Keine Abgrenzung: Was nicht als „nicht enthalten“ dasteht, wird später zum Streitfall.

Wenn du lieber erst sehen willst, wie dein System aussehen könnte, bevor du schreibst: Auf der Startseite gibst du deine Firmenwebsite ein und bekommst in einer Minute einen ersten Entwurf mit Bausteinen und KI-Agenten. Der ersetzt kein Lastenheft, liefert aber einen guten Anfang für Abschnitt 6. Grundlagen stehen im Beitrag Betriebssystem für den eigenen Betrieb.

Quellen

Alle abgerufen am 02.11.2026.

• Wikipedia, Lastenheft und Pflichtenheft: geben DIN 69901-5 wieder. Die Norm ist kostenpflichtig und wurde nicht gelesen.
• VDI 2519 Blatt 1: nur der Titel, der Text ist kostenpflichtig.
• erp-software.org, ERP-Statistiken: gibt den Panorama-Report wieder, das Original wurde nicht gelesen. Stichprobe 170, davon 56,5 Prozent multinational.
• § 633 BGB und § 922 ABGB
• § 147 Abgabenordnung und § 132 BAO